La importancia de la digitalización

La Digitalización en la Actualidad

Es cierto que se trata de un proceso muy popular hoy en día a causa de nuestra creciente dependencia hacia el mundo digital, sin embargo, aún existen personas que no saben a qué se hace alusión cuando se habla de la digitalización de documentos, a continuación, nos encargaremos de hablar sobre su significado e importancia en la actualidad.

¿En qué consiste la digitalización?

La digitalización consiste en convertir la información física en un formato digital.
La información en formato digital hace que ésta sea mucho más fácil de preservar, acceder y compartir. Un ejemplo claro en el ámbito académico, un documento histórico original solo puede ser accesible a las personas que visitan el lugar donde se encuentra ubicado el archivo físicamente, pero si el contenido del documento se digitaliza, este puede ponerse a disposición de cualquier persona en cualquier parte del mundo.

Importancia de la Digitalización de información

Vivimos en una época en la que los avances tecnológicos como el Internet han permitido a las empresas incrementar su productividad, casi toda la información se encuentra disponible en formato digital para facilitar su acceso y transferencia, es por eso, por lo que las pequeñas, medianas y grandes empresas están implementando actualmente en sus operaciones los datos digitalizados con el fin de aumentar su productividad.
Entre los documentos que se pueden digitalizar sobresalen los libros, informes, manuscritos, documentos encuadernados entre otros formatos en papel.
Es posible también convertir documentos importantes para las empresas, como facturas, registros de recursos humanos, documentos de propiedad, hojas de vida, papeles de cuentas por pagar, solicitudes de seguro, así como documentos legales. Es por esto La importancia de la digitalización de Documentos.

Gestión documental para organizar documentos

Muchas veces se escuchan este tipo de comentarios:

1. He perdido todas mis fotos. Las tenía en mi laptop y se ha roto el disco duro.
2. ¿Me podrías enviar el contrato que firmamos el año pasado? Ya busqué por todas partes y no lo encuentro.
3. Reenvíame el presupuesto. No sé dónde quedó ese correo electrónico.
4. Tuve que empezar de cero, me robaron en el despacho y se llevaron la computadora con todos mis documentos.

Aún en nuestros días, existen organizaciones que aún no cuentan con un sistema de administración documental, es necesario adecuarse a las nuevas modalidades de administración de documentos si desean optimizar sus operaciones, así como tener orden en todo lo relativo a la gestión.

¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?

Un Sistema de Gestión Documental es un sistema desarrollado mediante una base de datos que el cliente nos proporciona, facilitando algunos aspectos como:

• Niveles de Producción: Tus inventarios serán más claros y precisos mejorando el control de las cantidades de los productos con los que cuentas, fácil de rastrear digitalmente y de manera más específica.
• Documentación Administrativa: Al contar con una base de datos te permite conocer el número de colaboradores en tu plantilla de trabajo, procesos de nómina, números de seguro social, control de gastos administrativos etc.
• Documentación de Proveedores y Clientes: Resguardando la información sobre pedidos, facturas, entradas y salidas de material que te permita establecer los índices de ventas al final de cada mes.

¿Ventajas del Sistema de Gestión Documental?

A continuación, mencionaremos las ventajas implicadas al gestionar sus documentos mediante un sistema de base de datos.

• Aumento de la productividad: Acceso rápido y seguro a los datos de su empresa reduciendo los tiempos relativos a búsqueda y respuesta.
• Ahorro económico: Se reducen las áreas donde se resguarda la documentación, ya que, al no haber papel, los costos asociados a su uso se anulan.
• Ahorro de tiempo: Los archivos son más fáciles de encontrar, asimismo de recuperar en caso de pérdida, lo cual agiliza las operaciones de la empresa. Además, al tratarse de documentos electrónicos se gana tiempo evitando el proceso de archivar documentos físicos.
• Optimización de los Procesos: Permite un mejor control de los documentos y los procedimientos relacionados a estos, lo que mejora el tiempo y la calidad de los trámites, aumentando la eficiencia de los empleados, asimismo, de la administración.
• Disminución de los riesgos en el ámbito profesional: El manejar enormes cantidades de papel tiene implícitos riesgos de pérdida, duplicación, deterioro e inclusive siniestros. Por suerte, con un sistema de gestión documental tales riesgos quedan anulados sobre todo si se trata de información restringida.
• Conservación de los documentos a largo plazo: A diferencia del papel, que puede extraviarse o dañarse de forma irreparable por cualquier situación, con los documentos electrónicos se garantiza que la información estará resguardada durante mucho tiempo, incluso años, lo cual significa una enorme ventaja para quienes buscan una manera sencilla, ágil y segura de preservar sus documentos de suma importancia.

Con estos aspectos es cómo puedes eliminar el papeleo de tus actividades administrativas, ya que mediante un sistema de base de datos puedes de manera digital tener acceso a cualquier documento de algún colaborador sin la necesidad de indagar en cada archivero, carpeta o tener que abrir cada caja para lograr su localización.
Tener un buen manejo de la información es indispensable, por ello es importante encontrar un procedimiento que te ayude a lograrlo trayendo como consecuencia la optimización de tu forma de trabajo, ahorro de tiempo, e inclusive encontrar mejores formas de emplear a tus colaboradores, la tecnología es de gran ayuda y por ello nos ayudamos de ella para lograr que tengas un proceso de documentación y administración fácil, capaz de ser utilizada por cualquier persona.

¿En qué consiste el Proceso de digitalizar la documentación?

El proceso de Digitalización de Documentos consiste en Gestionar, Almacenar y Consultar volúmenes amplios de archivos en Formato Digital de la manera más sencilla, eficiente y rentable.
La digitalización de documentos no solo se enfoca en satisfacer a las empresas, si no que también puede utilizarse para volver más sencillo el acceso a la documentación de los colegios, bancos, hoteles, bibliotecas, dependencias del gobierno, compañías de seguros, entre otras organizaciones.

Puntos que considerar al escanear documentos

• Gracias al proceso de digitalización es posible evitar la falta de espacio, la humedad, el polvo, los ácaros, el deterioro del papel, inconvenientes al realizar la búsqueda de los archivos, etc. Cualquiera de las situaciones mencionadas representa una constante para todos aquellos que trabajan con documentación.
• Garantiza la conservación de los datos de por vida, manteniéndolos a salvo de factores como los accidentes, el desgaste o la manipulación indebida de la documentación.
• Disminuye la dependencia de los lugares físicos de almacenamiento. Por ejemplo, en nuestros días es suficiente una tarjeta SD con variadas capacidades para alojar más de 1000 fotografías digitales, inclusive más de 50 000; en cambio, para guardar la misma cantidad de fotografías en físico se requieren cientos de álbumes, así como un gran espacio para su almacenamiento.
• Los archivos son más fáciles de editar. Los documentos que se obtienen tras la digitalización pueden modificarse y guardarse en distintos formatos como .docx o .pdf.
• Restringe el acceso a la base de datos. Es posible limitar las consultas de los archivos a personas no autorizadas, lo cual incrementa los niveles de seguridad, así como también se pueden establecer distintos niveles de privacidad en función de los usuarios.
• Consultas simultáneas. Cada documento puede ser leído por muchas personas al mismo tiempo sin la necesidad de diversificar, editar o imprimir copias físicas en papel.
• Evita los traslados y desplazamientos. Es suficiente con tener una computadora o un celular para no gastar demasiado tiempo en búsquedas y desplazamientos. ¿Para qué ir de un lugar a otro cuando puedes tener acceso a Tus Documentos al alcance de un click?
• Facilita la distribución de los documentos. Ya sea total o parcialmente, los archivos pueden enviarse por correo electrónico, redes sociales u otros métodos de envío electrónico de forma inmediata y sin la necesidad de emitir copias físicas.
• Ecología. Disminuye la contaminación ambiental generada por el papel.
• Agiliza la fabricación de copias de seguridad de los archivos, evitando así el dañar la documentación original, así como otros factores de peligro como incendios, inundaciones, robos o pérdidas. Además, se pueden imprimir en cualquier momento obteniendo copias del original con exactitud.
• Aumenta la reputación de las compañías. Hoy en día, el deshacerse de la pila de papeles en exceso refleja una imagen moderna de las empresas, asimismo, sobresale su compromiso con el cuidado medioambiental, evitando la tala inmoderada de árboles y por ende la destrucción de ecosistemas.

Ventajas del Proceso de Digitalización de Documentos

Estas son solo algunas de las ventajas que conlleva el proceso de Digitalización de Documentos, convirtiéndose en un factor clave para los profesionistas modernos, enfocados en el desarrollo y crecimiento de su empresa u organización.
El manejar papelería a diario nos hace llegar al punto de olvidar donde dejamos nuestros documentos.
Los papeles resultan ocupar mayor espacio conforme pasa el tiempo, facturas, recibos, justificantes, manuales, contratos etc. Por ello establecer un proceso que facilite el correcto archivo y posterior localización, es indispensable para no tener como consecuencia la pérdida de información o el traspapelar documentos que afecten de manera administrativa tu negocio.

Reconocimiento de Texto OCR en Documentos escaneados

Los Scanners de alta velocidad y programas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR en inglés) son una parte esencial para un sistema de gestión documental, ya que son de gran ayuda en el trabajo de clasificación y búsqueda de documentos.
Un OCR convierte un documento electrónico en formato “imagen” en un texto que puede guardarse como un documento de Word, Txt, Excel, en el que nos es posible editar el texto, copiarlo y usarlo para realizar búsquedas a partir de las palabras que forman el texto. En pocas palabras transforma la “foto” de un texto escrito en “palabras”, en frases que crean un documento editable.

Oficina sin papeles – Paperless

En muchos despachos y empresas cuentan con montañas de papel que se amontonan en todas partes, es importante considerar el ponerse como objetivo disminuir la cantidad de papelería para lograr una mayor eficiencia en el trabajo.
Lo primero es ser realista, práctico y limitar un poco el “alcance”: no se puede eliminar el 100% de los papeles.
Por ejemplo: los recibos de bancos, los presupuestos, las facturas emitidas son los mejores candidatos para empezar a digitalizar y no hay duda de que vale la pena hacerlo.
Es casi seguro que existe al menos un grupo de documentos que no se pueden digitalizar o mejor dicho no merece la pena hacerlo. O bien es posible digitalizarlos, pero no se pueden destruir ya sea por motivos legales o por el valor del documento físico.
El objetivo real es disminuir el archivo de papel, no eliminarlo completamente, teniendo esto en cuenta no debemos tratar todos los documentos por igual. Es muy importante clasificar grupos o conjuntos de papeles que comparten ciertas características. De esta manera podemos dar una solución específica a cada uno de ellos.
Para todos es difícil realizar un cambio, por ello podemos comenzar eligiendo documentos especialmente adecuados para la digitalización, podemos conseguir que en pocos días todo el mundo vea, de forma tangible, las ventajas de la gestión electrónica de los documentos. Pueden ser facturas emitidas, por ejemplo, eliminar 10 años de facturas puede significar librarse de 40 a 80 archivadores.

Aspectos importantes de la Digitalización de Documentos

Lo más difícil es cambiar los “hábitos de trabajo”, costumbres, rutinas y esto es mucho más difícil que aprender el uso de un nuevo software.
Empieza por lo más fácil. Habrá personas con ganas de eliminar el papel y habrá otras que se resistirán como fieras. Empieza por lo más sencillo y lo que tenga más impacto, cuando llegues a los usuarios más reacios al cambio, tendrán que rendirse al éxito de los demás.
Es fundamental que vean las ventajas de invertir en digitalizar y archivar los documentos en papel cuanto antes. Cuando se den cuenta, no querrán volver a tener montañas de papeles en su escritorio nunca más.

El paso que deben dar las empresas para Digitalizar Expedientes

El primer paso para la mayoría de las empresas fue crear pequeñas bases de datos para la gestión de las facturas.
Las administraciones deberían contar con este tipo de software por que “todo son ventajas”, el único motivo por el que no lo han hecho es por la falta de tiempo o presupuesto, algunas veces también es por la falta de ganas “en general”: falta de espíritu innovador, rechazo al cambio, conformismo, sin embargo, las ventajas que conlleva el tener un software de gestión documental traen consigo muy buenos resultados.
Las empresas que creen que aún no ha llegado el momento de “modernizarse” y pasar a la gestión digital. Solo es cuestión de tiempo para que se den cuenta que realmente es necesario dar este gran paso.